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20 Tipps, Zeit zu sparen

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20 Tipps, Zeit zu sparen

„Seid weise . . ., nutzt die Zeit!“ (Kolosser 4:5, Einheitsübersetzung).

HAT man analysiert, wofür man seine Zeit verwenden möchte, muss man das Ganze natürlich in die Praxis umsetzen. Die folgenden Vorschläge können dabei helfen.

1 EINE TO-DO-LISTE FÜHREN. Aufgaben auflisten und in der Reihenfolge nummerieren, wie sie erledigt werden sollen. Punkte, die mehr Zeitaufwand rechtfertigen, extra markieren. Erledigtes abhaken. Unerledigtes am nächsten Tag neu auf die Liste setzen.

2 KALENDER ABGLEICHEN. Wer will schon einen Termin verpassen, nur weil dieser zufällig in einem anderen Kalender steht? Wer mehrere elektronische Kalender verwendet, sollte versuchen, die Daten darin abzugleichen.

3 EINEN „AKTIONSPLAN“ FESTHALTEN, der alle Schritte enthält, die zu einem Projekt gehören. Diese in die richtige Reihenfolge bringen.

4 DIE WICHTIGSTEN AUFGABEN ZUERST EINPLANEN. Für weniger Wichtiges findet sich leichter Zeit.

5 SICH ZIELE SETZEN, AUF DIE MAN EINFLUSS HAT. Seine Qualifikation auf einem bestimmten Gebiet zu verbessern hat man eher in der Hand, als Chef der Firma zu werden.

6 AKZEPTIEREN, DASS MAN NICHT FÜR ALLES ZEIT FINDET. Den Schwerpunkt auf die wichtigsten Tätigkeiten setzen. Was ist mit Aufgaben, die vielleicht dringend sind oder einfach erledigt werden müssen? Möglicherweise lassen sie sich delegieren oder wenigstens in kürzerer Zeit bewältigen. Unwichtiges kann manchmal Monate warten, falls es überhaupt getan werden muss. Am besten reserviert man möglichst viel Zeit für Aktivitäten, die einen zu den persönlich wichtigen Zielen führen.

7 BUCH FÜHREN. Ein oder zwei Wochen Buch zu führen hilft einem herauszufinden, womit man wie viel Zeit verbringt. Vergeude ich viel Zeit für Unwichtiges? Werde ich immer von denselben ein, zwei Leuten gestört? Muss ich meine Arbeit zu bestimmten Zeiten oder an bestimmten Wochentagen immer wieder unterbrechen? Zeiträuber, die sich eingeschlichen haben, eliminieren.

8 NICHT ZU VIEL EINPLANEN. Wer vorhat, an ein und demselben Tag den Großeinkauf zu machen, das Auto zu reparieren, Gäste zu bewirten, einen Film anzusehen und Lesestoff aufzuholen, wird sich gehetzt fühlen und wahrscheinlich nichts genießen können.

 9 UNTERBRECHUNGEN MINIMIEREN. Jeden Tag eine Zeit festlegen, in der man ungestört arbeiten kann und nur im Notfall gestört werden darf. Wenn möglich, in dieser Zeit das Handy sowie unnötige Pop-ups abstellen.

10 DIE ANSPRUCHSVOLLSTE ARBEIT DANN EINPLANEN, WENN MAN KÖRPERLICH UND GEISTIG FIT IST.

11 DAS UNANGENEHMSTE SO SCHNELL WIE MÖGLICH ERLEDIGEN. Wenn das geschafft ist, hat man mehr Energie für weniger problematische Aufgaben.

12 ZEIT FÜR UNVORHERGESEHENES EINPLANEN. Hat man für den Weg 15 Minuten veranschlagt? Dann ankündigen, in 25 Minuten zu kommen. Wird ein Termin voraussichtlich eine Stunde dauern? Dann eine Stunde und 20 Minuten einplanen. Einen Teil des Tages gar nicht verplanen.

13 WARTEZEITEN NUTZEN. Warte- und Fahrzeiten zum Lesen nutzen. Beim Rasieren Nachrichten oder Aufnahmen hören. Natürlich kann man in diesen Zeiten auch bewusst abschalten. Man sollte solche Zwischenzeiten nur nicht verschwenden, sonst ärgert man sich später darüber.

14 DIE 80 : 20 - REGEL * ANWENDEN. Sind 2 der 10 Punkte auf der To-do-Liste wichtiger als alle anderen? Ist ein Projekt so gut wie fertig, sobald die wichtigsten 20 Prozent der Arbeit getan sind?

15 WENN MAN BIS ZUM HALS IN ARBEIT STECKT, kann man seine Aufgaben einzeln auf Karteikarten schreiben, die man in zwei Kategorien sortiert: „Heute erledigen“ und „Morgen erledigen“. Am nächsten Tag kann man genauso vorgehen.

16 REGELMÄSSIG AUSZEITEN NEHMEN UND AUFTANKEN. Körperlich und mental ausgeruht wieder zur Arbeit zu gehen ist häufig produktiver, als viele Überstunden zu leisten.

17 AUF PAPIER DENKEN. Ein Problem aufschreiben; begründen, warum es einen beschäftigt; so viele Lösungen notieren, wie einem einfallen.

18 PERFEKTIONISMUS MEIDEN. Man muss wissen, wann es Zeit ist, eine Sache abzuschließen und sich der nächsten wichtigen Aufgabe zu widmen.

19 PROFESSIONELL VORGEHEN. Nicht warten, bis man in der richtigen Stimmung ist. Einfach anfangen.

20 FLEXIBEL BLEIBEN. Das sind alles Vorschläge, keine festen Regeln. Man sollte selbst herausfinden, was funktioniert, und Anregungen der eigenen Situation anpassen.

[Fußnote]

^ Abs. 18 Diese Idee wird auch als Pareto-Prinzip bezeichnet. Sie basiert auf einer Erkenntnis des italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto (1848 —1923). Er hatte beobachtet, dass mit 20 Prozent des Arbeitsaufwands oft 80 Prozent der Arbeitsleistung erbracht werden. Man wendet es auf viele verschiedene Bereiche an. Hier ein ganz einfaches Beispiel: Beim Staubsaugen stammen rund 80 Prozent des aufgenommenen Schmutzes von 20 Prozent der Teppichfläche — dem Bereich, der am stärksten beansprucht wird.